Prontuário odontológico digital: o que registrar e LGPD
O que registrar no prontuário odontológico digital, o prazo de guarda obrigatório de 20 anos (Lei 13.787/2018) e o que a LGPD exige da sua clínica.
LGPD & Compliance Neste artigo
Um processo no CRO ou uma demanda judicial de paciente quase sempre desce para a mesma pergunta: o que está registrado no prontuário? Se a resposta é uma ficha de papel sumida na gaveta, rasurada ou rasgada pelo tempo, a clínica entra na disputa sem a sua principal prova de defesa. O prontuário não é burocracia — é o documento que mostra o que foi feito, quando, por qual dentista e com qual consentimento do paciente. Em papel, ele se perde, desbota e ocupa espaço por décadas. Digitalizado conforme a Lei 13.787/2018, com certificado digital ICP-Brasil ou outro padrão aceito em lei e guarda dentro das regras, ele fica acessível em segundos e tem o mesmo valor probatório do original.
Este texto explica, sem juridiquês, o que o prontuário odontológico digital precisa registrar, por quanto tempo você é obrigado a guardá-lo e o que a LGPD passou a exigir de quem trata dados de saúde. E corrige um número que ainda circula errado em muito conteúdo de internet.
O que é o prontuário odontológico
O prontuário do paciente é o conjunto de documentos que reúne tudo sobre o atendimento odontológico: identificação do paciente, histórico de saúde, exames, plano de tratamento, procedimentos realizados, evolução clínica, prescrições e os termos de consentimento. Ele pertence ao paciente, mas a guarda é responsabilidade do profissional e da clínica.
Quando esse conjunto deixa de ser uma pasta física e passa a viver num sistema, ele vira prontuário odontológico digital. A Resolução CFO 91/2009 já estabelecia os requisitos de segurança para documentos eletrônicos em saúde — ou seja, o registro digital é reconhecido pela própria autorregulação da odontologia há mais de uma década, desde que o sistema atenda ao Nível de Garantia de Segurança 2 (NGS2), que exige assinatura digital (arts. 3º a 5º).
A Lei 13.787/2018 rege a digitalização e o uso de sistemas informatizados para a guarda do prontuário do paciente (art. 1º). O documento digitalizado conforme a lei e os seus regulamentos tem “o mesmo valor probatório do documento original para todos os fins de direito” (art. 5º). Para isso, a digitalização precisa reproduzir todas as informações do original, usar certificado digital ICP-Brasil ou outro padrão legalmente aceito e assegurar a integridade, a autenticidade e a confidencialidade do documento (art. 2º), e a guarda também precisa seguir a lei (art. 5º, § 1º). Para o prontuário que já nasce no sistema, quem dispensa o papel na odontologia é a Resolução CFO 91/2009: o sistema precisa atender ao NGS2, com assinatura digital (arts. 3º e 5º).
Novidade: a Resolução CFO 278/2025 e a teleodontologia
Em 25 de novembro de 2025, o Conselho Federal de Odontologia publicou a Resolução CFO nº 278/2025, que regulamenta a Teleodontologia no país — teleconsulta, teletriagem, teleorientação, telediagnóstico e telemonitoramento, abrindo caminho inclusive para a inclusão de consultas odontológicas no programa Telessaúde do SUS.
O ponto que interessa a toda clínica, mesmo a que não pretende atender a distância, é o que a resolução reforça sobre registro e dados:
- O paciente deve receber e assinar previamente um Termo de Consentimento Livre e Esclarecido (TCLE).
- Todos os dados clínicos devem ser registrados em prontuário, físico ou digital, seguindo as regras de sigilo, privacidade, integridade e proteção estabelecidas pela LGPD.
- O armazenamento de áudio, vídeo ou imagem da consulta não é obrigatório, mas, se feito, precisa respeitar as normas de proteção de dados.
A leitura prática é clara: o regulador odontológico colocou prontuário e LGPD lado a lado como condição do atendimento. Clínica que ainda trata o registro como anotação solta no papel está na contramão da norma mais recente da própria categoria.
Quanto tempo guardar: no mínimo 20 anos, não 10
Aqui mora a confusão mais comum. Muito artigo de internet — e até alguns vendors — repete que o prazo de guarda do prontuário odontológico é de 10 anos. Esse número vem do próprio CFO: está no Parecer 125/92 e na Resolução CFO 91/2009, que fixa o prazo mínimo de 10 anos, a partir do último registro, para o prontuário em papel que não foi digitalizado (art. 8º). Mas não é o prazo da lei.
A Lei 13.787/2018 fixa o prazo mínimo de 20 anos a contar do último registro, para o prontuário em papel e para o digitalizado: “Decorrido o prazo mínimo de 20 (vinte) anos a partir do último registro, os prontuários em suporte de papel e os digitalizados poderão ser eliminados” (art. 6º). Em vez de eliminar, a clínica pode devolver o prontuário ao paciente (art. 6º, § 2º), e a eliminação precisa resguardar a intimidade do paciente e o sigilo e a confidencialidade das informações (art. 6º, § 3º). Para o prontuário digitalizado, a Resolução CFO 91/2009 vai além: estabelece “a guarda permanente, considerando a evolução tecnológica, para os prontuários dos pacientes arquivados eletronicamente em meio óptico, microfilmado ou digitalizado” (art. 7º).
Se a sua clínica descarta prontuários após 10 anos, você pode estar eliminando documentos que a lei ainda obriga a guardar — e que seriam justamente a sua prova num processo. O prazo mínimo é de 20 anos a partir do último registro (Lei 13.787/2018, art. 6º). Cada novo atendimento reinicia a contagem.
Note o detalhe de “último registro”: enquanto o paciente seguir em tratamento ou voltar para retornos, o relógio dos 20 anos recomeça a cada atendimento. Na prática, prontuários de pacientes ativos precisam ser guardados indefinidamente enquanto a relação clínica existir, e por mais 20 anos depois do derradeiro registro. Manter isso em papel por duas décadas, sem extravio e sem deterioração, é um problema logístico real — e é exatamente o que o registro digital resolve.
O que registrar em cada atendimento
Um prontuário que protege a clínica é aquele que conta a história completa do tratamento. O mínimo que cada atendimento deveria conter:
- Identificação do paciente e contato atualizado — quem é, como falar com ele.
- Anamnese e histórico de saúde — condições sistêmicas, medicações em uso, alergias (anestésico, látex, medicamentos). Isso evita a pergunta “você tem alergia a quê?” repetida a cada visita e, mais importante, previne acidentes.
- Data e profissional responsável por cada atendimento — em clínica com vários dentistas, saber quem fez o quê é essencial.
- Procedimento realizado e evolução clínica — o que foi feito naquela sessão, observações e o próximo passo do plano de tratamento.
- Prescrições e orientações de pós-operatório entregues ao paciente.
- Termos de consentimento (TCLE) assinados — especialmente em procedimentos invasivos e, agora, na teleodontologia.
Numa disputa, vale o princípio prático: o que não está registrado não aconteceu. Um prontuário com anamnese, evolução sessão a sessão e consentimento assinado é a diferença entre demonstrar que o tratamento seguiu o protocolo correto e ficar refém da palavra do paciente.
O prontuário eletrônico da Agiliza Clínica registra atendimentos, evolução clínica e histórico por paciente, com data e dentista responsável, acessível em uma tela antes de cada consulta. Vale ser direto sobre o escopo: o prontuário é de texto livre e vem com odontograma, com registro de condição clínica por dente, mas não inclui faturamento TISS odonto. Se o TISS é inegociável na sua operação, confirme isso com qualquer sistema que avaliar. Discutimos esse limite com mais detalhe no texto sobre o que um software de clínica odontológica precisa ter.
Dados de saúde e LGPD: por que a odontologia exige atenção redobrada
Informações sobre a saúde do paciente — incluindo o histórico bucal, exames e diagnósticos — são dados pessoais sensíveis segundo o Art. 11 da LGPD (Lei 13.709/2018). Isso eleva o nível de cuidado exigido. Tratar esses dados exige base legal específica: no contexto clínico, geralmente a tutela da saúde (Art. 11, II, “f”) ou o consentimento do titular.
Na rotina da clínica, alguns pontos merecem atenção:
- Base legal e consentimento — a coleta de dados de saúde precisa de fundamento claro. O TCLE reforçado pela CFO 278/2025 caminha junto com essa exigência.
- Segurança técnica (Art. 46 LGPD) — a lei obriga medidas adequadas para proteger os dados contra acessos não autorizados, vazamentos e perdas. Controle de acesso por profissional, criptografia e logs de auditoria são os mecanismos práticos.
- Direitos do titular — o paciente pode solicitar acesso, correção ou portabilidade dos seus dados. O sistema precisa viabilizar isso.
- Sanções (Art. 52 LGPD) — o descumprimento pode gerar advertência, multa e publicização da infração pela ANPD. A multa simples pode chegar a 2% (Planalto, ) do faturamento da empresa no Brasil (excluídos tributos), limitada a R$ 50 milhões por infração.
Mensagens de paciente no primeiro contato — nome, queixa, foto de um dente quebrado, histórico — já são dados de saúde sensíveis. Se isso vive solto no WhatsApp pessoal de uma recepcionista, sem controle de acesso e sem retenção definida, a clínica está exposta. Centralizar essas conversas num ambiente com controle de acesso é parte da conformidade, não um luxo.
Um sistema que mantém o prontuário e o histórico de contato em ambiente com controle de acesso granular, criptografia e registro de auditoria ajuda a clínica a demonstrar conformidade — o que importa tanto numa fiscalização da ANPD quanto na confiança do paciente. Veja como a Agiliza Clínica trata a segurança e a proteção de dados na prática.
Para ver o prontuário dentro da rotina completa da clínica — agenda de vários dentistas, confirmação automática e recepção de IA no WhatsApp —, conheça a página da Agiliza Clínica para odontologia.
Quer levar o prontuário da sua clínica do papel para o digital seguro?
Fale com a gente pelo WhatsAppPapel x digital: o que muda na prática
Prontuário em papel
Guarda por 20 anos: ocupa espaço físico, deteriora e pode se perder.
Acesso ao histórico: buscar na gaveta, se estiver arquivado certo.
Valor legal: original, mas vulnerável a extravio e rasura.
Controle de acesso (LGPD): qualquer um com a chave da gaveta.
Vários dentistas: risco de ficha em uso ou desencontrada.
Prontuário digital seguro
Guarda por 20 anos: armazenado com backup, sem desgaste.
Acesso ao histórico: em segundos, na tela, por paciente.
Valor legal: mesmo valor probatório do original, se digitalizado conforme a Lei 13.787/2018 (certificado ICP-Brasil ou outro padrão aceito em lei).
Controle de acesso (LGPD Art. 46): por profissional, com logs de auditoria.
Vários dentistas: acesso simultâneo ao histórico.
Como migrar o prontuário sem virar o consultório de cabeça para baixo
- Não tente digitalizar 20 anos de papel de uma vez — comece registrando os novos atendimentos no sistema e mantenha o arquivo físico antigo em paralelo enquanto a equipe se adapta.
- Padronize o que entra em cada registro — defina com a equipe o mínimo de cada atendimento: anamnese atualizada, procedimento, evolução, próximo passo e consentimento. Consistência vale mais que volume.
- Verifique controle de acesso e LGPD antes de contratar — pergunte ao vendor como os dados são armazenados, quem acessa o quê e se há logs de auditoria. Exija clareza sobre conformidade com a LGPD.
- Confira o escopo do prontuário — se a sua clínica precisa de odontograma digital ou faturamento TISS com convênio, isso precisa estar no critério de avaliação. Não presuma que “prontuário eletrônico” cobre tudo.
- Centralize o contato do paciente — leve as conversas de agendamento e confirmação para um canal com controle de acesso, em vez do WhatsApp pessoal da recepção. É conformidade e organização ao mesmo tempo.
Se a sua clínica tem mais de um dentista, a organização do prontuário anda junto com a da agenda — tratamos disso no texto sobre agenda para clínica com vários dentistas. E para o panorama completo de obrigações de proteção de dados, vale o guia de LGPD para clínicas.
Resumo
O prontuário odontológico digital cumpre três funções que o papel não consegue mais sustentar bem: o mesmo valor probatório do original (quando digitalizado conforme a Lei 13.787/2018), guarda segura pelos 20 anos exigidos a contar do último registro, e conformidade com a LGPD por meio de controle de acesso e auditoria. A Resolução CFO 278/2025 só reforçou o que já era tendência — prontuário e proteção de dados são duas faces da mesma obrigação. Sair do papel não é modernizar por modernizar: é proteger o paciente, a clínica e o próprio profissional.
Fontes
- Resolução CFO 278/2025 — regulamentação da Teleodontologia (CFO)
- Lei 13.787/2018 — digitalização e guarda do prontuário do paciente (Planalto)
- Resolução CFO 91/2009 — documentos eletrônicos em saúde (CFO)
- LGPD — Lei 13.709/2018 (Art. 11, dados sensíveis; Art. 46, segurança; Art. 52, sanções)
Perguntas frequentes sobre prontuário odontológico digital
Quanto tempo preciso guardar o prontuário odontológico? +
Pela Lei 13.787/2018, no mínimo 20 anos a contar do último registro, em papel ou digitalizado (art. 6º). Atenção: a contagem reinicia a cada novo atendimento, então prontuários de pacientes ativos seguem obrigatórios. O número de '10 anos' que ainda circula é o prazo mínimo que a Resolução CFO 91/2009 fixa para o prontuário em papel que não foi digitalizado (art. 8º); para o prontuário digitalizado, a mesma resolução estabelece guarda permanente (art. 7º).
O prontuário digital tem o mesmo valor legal do prontuário em papel? +
Depende de como ele foi feito. Pela Lei 13.787/2018, o documento digitalizado conforme a lei e os seus regulamentos tem o mesmo valor probatório do original para todos os fins de direito (art. 5º). A digitalização precisa usar certificado digital ICP-Brasil ou outro padrão legalmente aceito e assegurar integridade, autenticidade e confidencialidade (art. 2º), e a guarda também precisa seguir a lei (art. 5º, § 1º). Para o prontuário que já nasce no sistema, a Resolução CFO 91/2009 dispensa o papel quando o sistema atende ao Nível de Garantia de Segurança 2 (NGS2), com assinatura digital (arts. 3º e 5º).
O que a Resolução CFO 278/2025 mudou sobre prontuário? +
Publicada em 25/11/2025, ela regulamenta a Teleodontologia e reforça que todos os dados clínicos devem ser registrados em prontuário, físico ou digital, seguindo as regras de sigilo e proteção da LGPD, com Termo de Consentimento Livre e Esclarecido (TCLE) assinado previamente pelo paciente.
Dados odontológicos são considerados sensíveis pela LGPD? +
Sim. Informações sobre a saúde do paciente, incluindo histórico bucal, exames e diagnósticos, são dados pessoais sensíveis conforme o Art. 11 da LGPD. Isso exige base legal específica e medidas reforçadas de segurança, como controle de acesso e logs de auditoria (Art. 46).
O sistema da Agiliza Clínica tem odontograma e TISS? +
Tem odontograma, com registro de condição clínica por dente; faturamento TISS odonto, não. O prontuário da Agiliza Clínica é de texto livre: registro de atendimentos, evolução clínica e histórico por paciente, com data e dentista responsável. Se o TISS é inegociável para a sua clínica, confirme a disponibilidade em qualquer sistema que avaliar.
Posso descartar o prontuário depois dos 20 anos? +
A Lei 13.787/2018 permite: decorrido o prazo mínimo de 20 anos a contar do último registro, os prontuários em papel e os digitalizados poderão ser eliminados ou, em vez disso, devolvidos ao paciente (art. 6º, caput e § 2º), e a eliminação precisa resguardar a intimidade do paciente e o sigilo e a confidencialidade das informações (art. 6º, § 3º). Para o prontuário digitalizado, porém, a Resolução CFO 91/2009 estabelece guarda permanente (art. 7º). Antes dos 20 anos, o prontuário precisa ser guardado.
