Retomar o contato começa por uma pergunta: esse convite faz sentido e é esperado pelo paciente? Use os 10 modelos como alternativas, confira o histórico e deixe a pessoa à vontade para aceitar, adiar ou não receber novos convites.
Por Equipe Agiliza Clínica · Atualizado em · Uso gratuito · Sem cadastro
Comece pelo histórico: convide quem tem retorno orientado pela equipe ou já mostrou interesse em voltar, e não toda a base de pacientes. Escreva um convite curto para consultar horários, sem citar diagnóstico ou procedimento, e diga como deixar de receber novos convites. Um contato pode bastar; sem resposta, pause, e depois de uma recusa, não insista.
Os campos em azul, como [NOME] e [CLÍNICA], precisam ser preenchidos. Revise os dados e os combinados da clínica antes de enviar.
Para quem demonstrou interesse em voltar e aceita esse tipo de convite. Não é necessário mencionar quantos meses se passaram.
Oi, [NOME]! Aqui é da [CLÍNICA]. Se ainda fizer sentido para você agendar com [PROFISSIONAL], podemos consultar as opções de horário. Quer que a equipe verifique? Se preferir não receber novos convites de agendamento, é só avisar por aqui.
Use quando houver motivo para retomar a conversa e permissão para esse contato. Evite interpretar a ausência como descuido.
Olá, [NOME]! Aqui é da [CLÍNICA]. Faz um tempo desde nosso último contato e queremos deixar o canal aberto caso você queira agendar com [PROFISSIONAL]. Se tiver interesse, diga os dias e períodos que prefere para consultarmos a agenda. Se não quiser receber esses convites, pode nos avisar.
Antes de usar, confira se o contato ainda é adequado e esperado. Não envie apenas porque o cadastro é antigo.
Oi, [NOME]! Aqui é da [CLÍNICA], onde você já foi atendido. Estamos entrando em contato para saber se você tem interesse em consultar opções de agendamento. Se quiser, responda por aqui. Se preferir não receber mais convites como este, avise e interromperemos os envios.
Somente quando existe uma orientação de retorno registrada pela equipe. Preencha o período real e confira se o agendamento ainda está pendente.
Olá, [NOME]! Aqui é da [CLÍNICA]. No último atendimento, ficou combinado consultar a agenda para um retorno em [PERÍODO COMBINADO]. Você gostaria de verificar os horários com [PROFISSIONAL]? Se preferir não receber novos convites sobre esse agendamento, pode avisar por aqui.
Use se a aceitação estiver registrada e o paciente esperava esse contato. Confira se a proposta precisa ser atualizada antes de falar em agendamento.
Oi, [NOME]! Aqui é da [CLÍNICA]. Ficou pendente a escolha de uma data na nossa última conversa. Você ainda tem interesse em consultar os horários disponíveis? Antes de agendar, a equipe confere com você os detalhes do que foi combinado. Se não quiser novos convites, é só nos avisar.
Para um acompanhamento esperado de proposta solicitada pelo paciente. Não use ausência de resposta como motivo para uma sequência automática.
Olá, [NOME]! Aqui é da [CLÍNICA]. Sobre a proposta que você solicitou, ficou alguma dúvida que a equipe possa esclarecer? Se quiser conversar, responda por aqui. Se preferir encerrar esse contato e não receber novos avisos sobre a proposta, é só nos dizer.
Use apenas se a equipe responsável orientou um acompanhamento posterior. Não sugira manutenção ou necessidade clínica com base no tempo decorrido.
Oi, [NOME]! Aqui é da [CLÍNICA]. Ficou combinado retomarmos o contato em [PERÍODO COMBINADO] para consultar opções de atendimento com [PROFISSIONAL]. Você gostaria que a equipe verificasse a agenda? Se preferir não receber novos convites, pode avisar por aqui.
Para quem já pediu que a clínica procurasse esse período. Confira a vaga antes do envio; uma oferta não garante reserva.
Oi, [NOME]! Aqui é da [CLÍNICA]. Há uma opção com [PROFISSIONAL] em [DATA], às [HORA], no período que você tinha indicado. Você tem interesse? Se responder, a equipe confere a disponibilidade antes de confirmar. Se não quiser receber outros avisos de horário, é só nos dizer.
Quando o interesse em agendar já existe, mas as opções anteriores não serviram. Não ofereça prioridade ou benefício que a clínica não tenha confirmado.
Olá, [NOME]! Aqui é da [CLÍNICA]. Se você ainda quiser agendar com [PROFISSIONAL], podemos consultar a agenda considerando outros dias ou períodos. Quais funcionam melhor para você? Se preferir não receber novos convites de agendamento, avise por aqui.
Opcional para encerrar um contato anterior sem resposta. Não envie se já houve recusa ou pedido para interromper as mensagens.
Oi, [NOME]! Aqui é da [CLÍNICA]. Vamos pausar os convites sobre esse agendamento. Não precisa responder. Se quiser retomar a conversa no futuro, você pode escrever por aqui quando preferir.
Copiou? Confira se não ficou nenhum campo entre colchetes. Se uma informação não se aplica, ajuste a frase antes de enviar. Veja os cuidados de uso.
Tempo sem consulta, sozinho, não indica que o paciente precisa voltar. Revise o contexto antes de selecionar os destinatários.
Use a data de retorno orientada pela equipe ou o interesse já manifestado pelo paciente. Não defina necessidade de acompanhamento apenas pela especialidade ou pelo tempo desde a última visita.
Estes modelos são alternativas, não etapas de uma campanha. Um contato pode ser suficiente. Sem resposta, pause e avalie o contexto antes de qualquer retomada; após uma recusa, não insista.
Escolha um período adequado ao paciente e à disponibilidade da equipe para responder. Não há um dia da semana ideal para todos. Confira o canal aceito e os pedidos para reduzir ou interromper mensagens.
Confira se a pessoa já voltou, tem consulta marcada, encerrou o acompanhamento ou recusou convites. Uma proposta pendente e um retorno combinado pedem abordagens diferentes; evite incluir toda a base no mesmo envio.
Relevância, discrição e respeito à escolha da pessoa devem orientar o contato.
Evite "você sumiu" ou "sua avaliação está vencida". Não presuma desinteresse ou descuido. Se houver um retorno combinado, faça referência a ele sem transformar a mensagem em cobrança.
Uma notificação pode ser vista por outras pessoas. Para um convite administrativo, use apenas os dados necessários e não inclua diagnóstico, procedimento ou detalhes do acompanhamento.
Ter um telefone no cadastro não basta para decidir o envio. Confira a permissão para esse contato, o histórico e a existência de um motivo relevante. Retire da seleção quem já agendou ou recusou o convite.
Registre o pedido para parar e faça com que os envios manuais e automáticos o respeitem. Não troque de canal para insistir nem envie uma "última oferta" após a recusa.
Use os textos como ponto de partida. Confira o destinatário, as informações e as preferências de contato antes de cada envio.
Envie mensagens a quem autorizou esse contato pelo WhatsApp. Considere o motivo e o horário do envio, evite insistência e respeite pedidos para parar de receber mensagens.
Na WhatsApp Business Platform (API), mensagens livres podem ser enviadas nas 24 horas após a última mensagem do paciente. Fora dessa janela, é necessário um template aprovado pela Meta. Copiar estes textos não os torna aprovados. Essa regra da API não deve ser confundida com o uso manual do aplicativo.
Evite diagnósticos, resultados e detalhes de saúde em mensagens administrativas. Um texto genérico, sozinho, não garante conformidade com a LGPD: a clínica precisa definir a finalidade, a base legal e os cuidados de segurança do atendimento.
Referências para estas orientações: Política de Mensagens do WhatsApp Business e LGPD, arts. 6º, 11 e 46.
Não há um intervalo universal. Considere o motivo do contato, o que foi combinado e se o paciente aceita receber esse tipo de mensagem. Não reinicie convites automaticamente só porque alguns meses passaram. Sem resposta, pause; após recusa ou pedido para parar, interrompa os convites.
Para este tipo de convite, prefira uma mensagem discreta, sem diagnóstico, procedimento ou detalhes do atendimento. Confirme o destinatário e use apenas a informação necessária para oferecer contato com a equipe. Um texto genérico, sozinho, não resolve todos os cuidados de privacidade da clínica.
Não é possível definir uma meta confiável só a partir de um modelo de mensagem. Acompanhe quantos contatos receberam o convite, responderam, quiseram agendar ou pediram para parar. Compare grupos e períodos semelhantes e use os registros para avaliar se o contato é útil ao paciente.
Na WhatsApp Business Platform/API, fora das 24 horas após a última mensagem do paciente, é necessário um template aprovado. Essa regra é específica da Platform, não do app WhatsApp Business. A aprovação não é automática, e as políticas de permissão e de respeito à recusa continuam valendo em ambos.
Defina quem pode receber, o motivo do convite, quando pausar e quem acompanha as respostas. Verifique se a ferramenta registra recusas, interrompe envios após agendamento e permite revisão pela equipe. A automação depende desses recursos e da configuração; ela não deve transformar os modelos em uma sequência obrigatória.
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